Pierwsza zdalna sesja rady miasta i gminy Siechnice za nami!

20 marca 2020

Stan zagrożenia epidemicznego w Polsce spowodował, że coraz więcej instytucji, firm i samorządów szuka rozwiązań umożliwiających minimalizację ryzyka zarażenia koronawirusem poprzez przeniesienie części swoich prac i obowiązków do internetu.

W firmach pracownicy przenoszą pracę do domu, pracują zdalnie, biura obsługi mieszkańców w samorządach przerzucają realizację obowiązków do sieci - sprawy są obsługiwane przez e-usługi lub mailowo.

Problem dotyka również rad każdego szczebla, dlatego pojawia się mnóstwo pytań co do możliwości zdalnego przeprowadzania Sesji czy posiedzeń komisji.

O ile aspekty prawne takiego rozwiązania nadal nie są jednoznacznie określone i pojawiają się głosy, że takie działanie samorządów może nie być legalne, o tyle niektóre samorządy już dziś zaczynają projektować i wdrażać rozwiązania pozwalające na zdalne przeprowadzanie sesji, by zadbać o zdrowie swoich pracowników, radnych i mieszkańców.

Jednym z takich samorządów jest Urząd Miasta i Gminy Siechnice, gdzie w dniu wczorajszym, tj. 19 marca odbyła się pierwsza zdalna sesja rady.

W jaki sposób informatyk gminy Siechnice - Pan Grzegorz Woźniak zrealizował to zadanie? Przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi informatycznych, takich jak system eSesja, aplikacja Microsoft Teams (która w obecnym trudnym okresie jest bezpłatna) oraz laptopów.

W dniu sesji, na sali sesyjnej zebrała się niewielka liczba urzędników (w tym Burmistrz - pan Milan Usak), których głównym zadaniem było referowanie podejmowanych uchwał, a także odpowiadanie na pytania radnych. Obrady poprowadził Przewodniczący Rady - Pan Roman Kasprowicz, który również pojawił się osobiście na sali sesyjnej.



Radni w sesji uczestniczyli z domów lub innych miejsc, gdzie mieli dostęp do internetu. Na udostępnionych laptopach, informatyk skonfigurował, zainstalował aplikację eSesja oraz system Teams od Microsoftu, który odpowiedzialny jest za realizację videokonferencji przy wykorzystaniu wbudowanych w komputery kamer oraz słuchawek z mikrofonami. Lista obecności została sprawdzona poprzez odpytanie każdego z Radnych - każdy z nich potwierdził ją będąc jednocześnie widocznym na ekranie.



Wszystkie systemy zostały połączone z aplikacją Vmix - która umożliwiła transmisję posiedzenia do sieci internet. Właściwe sterowanie aplikacją przez urzędowego informatyka, pozwoliło na to, aby wszystkie wypowiedzi zarówno obecnych na sali sesyjnej, jak i radnych, były widoczne w internetowej transmisji. Dzięki zastosowaniu systemu eSesja, Radni mieli natomiast dostęp do wszystkich dokumentów sesyjnych, aktualnego porządku obrad (który jest aktualizowany w czasie rzeczywistym w przypadku zmian wprowadzanych na sesji), a także funkcji głosowań. Co istotne, wyniki głosowań pojawiały się również w transmisji, od razu po ich zakończeniu. Systemowa nakładka z eSesji wprowadza do nagrania informację o nazwisku osoby wypowiadającej się, dzięki czemu nawet osoba, która dopiero podłączyła się do transmisji, od razu wie, kto się w danym momencie wypowiada.

Zastosowanie słuchawek z mikrofonami, sprawiło, że każdy z uczestników sesji słyszał wszystkich innych, wypowiadających się w danym momencie, a dźwięk trafiał również do programu Vmix, skąd streamowany był do internetu. Dodatkowo, takie rozwiązanie likwiduje sprzężenia, które mogłyby się pojawić, gdyby korzystać tylko z systemu nagłośnienia na sali sesyjnej, czy mikrofonów i głośników wbudowanych w laptopy.



Końcowy efekt sprytnego zastosowania wszystkich powyżej opisanych rozwiązań przez urzędowego informatyka jest znakomity. Sesję oglądało się bardzo przyjemnie, wszystkie wypowiedzi były czytelne i klarowne, a przesyłany do sieci obraz sprawiał, że można było sie poczuć jak na sali sesyjnej. Całe nagranie z posiedzenia można zobaczyć poniżej.