Głosowania zdalne w eSesji - techniczne i prawne aspekty

Szanowni Państwo

Z uwagi na aktualną sytuację w kraju, a przede wszystkim obowiązujący stan zagrożenia epidemicznego, otrzymujemy od Państwa mnóstwo pytań dotyczących możliwości technicznych w zakresie przeprowadzania posiedzeń w formie zdalnej (a w szczególności możliwości głosowania z domu) przy wykorzystaniu systemu eSesja.

W związku z powyższym, niniejszym informujemy, że system eSesja w swojej podstawowej formie jest przygotowany na tego typu sytuację, ponieważ działa w całości przy wykorzystaniu sieci internet.

Oznacza to, że zarówno operator systemu (np. pracownik Biura Rady), jak i Przewodniczący Rady, czy wszyscy Radni, mogą się do niego zalogować z dowolnego miejsca na świecie, gdzie mają dostęp do internetu.

UWAGA! Wg naszej aktualnej wiedzy, nie jest natomiast zgodne z prawem przeprowadzanie posiedzeń (w szczególności Sesji) w formie zdalnej. Natomiast z wielu źródeł trafiają do nas informacje, że rozmowy na ten temat już trwają m.in. z wojewodami, tak więc nie jest wykluczone, że sytuacja ulegnie zmianie – w takim przypadku będziemy o tym informować.

Gdyby jednak pominąć aspekt prawny, aby przeprowadzić posiedzenie w formie zdalnej, przygotowaliśmy przykładowy scenariusz takiego posiedzenia w oparciu o system eSesja:

1) Przygotowujecie Państwo posiedzenie w Biurze Rady, tak jak do tej pory

2) Dokumenty zostają przesłane do Radnych za pośrednictwem systemu eSesja

3) W dniu posiedzenia, w celu minimalizacji kontaktów między ludźmi, zgodnie z rządowymi sugestiami, rekomendujemy, aby do urzędu przybył przewodniczący lub wiceprzewodniczący Rady, który przeprowadzi posiedzenie przy współpracy pracownika, który do tej pory był operatorem systemu eSesja.

4) Przed rozpoczęciem posiedzenia, powinna zostać uruchomiona transmisja obrad, czy to przy wykorzystaniu serwerów eSesja.tv, YouTube, czy też dowolnego innego serwisu, z którego do tej pory Państwo korzystaliście, a link do transmisji, powinien zostać przekazany Radnym, aby mogli podłączyć się do transmisji i ją obserwować. Względnie można również uruchomić dla Radnych transmisję audio (moduł taki wbudowany jest w system eSesja – szczegóły poniżej w uwagach).

5) Po rozpoczęciu posiedzenia, sugerujemy, aby operator systemu na prośbę Prowadzącego obrady, uruchomił opcję sprawdzania kworum. Następnie Radni za pomocą przycisku Kworum powinni potwierdzić swoją obecność. Uwaga! Z uwagi na możliwe kilkunastosekundowe opóźnienie pomiędzy tym co dzieje się w urzędzie, a transmisją, proponujemy, aby sprawdzenie kworum trwało co najmniej 2 minuty.

6) Po uzyskaniu kworum, Przewodniczący rozpoczyna prowadzenie posiedzenia zgodnie z jego porządkiem.

7) W momencie rozpoczęcia głosowania, przyciski do głosowania Radnym pojawią się automatycznie. Tutaj również należy mieć na uwadze opóźnienie pomiędzy tym co dzieje się w urzędzie, a tym co widać na transmisji, dlatego w naszej opinii, przy każdym głosowaniu powinniśmy wydłużyć czas oczekiwania na spłynięcie głosów.

Uwagi:

1) Proponujemy na czas posiedzenia, udostępnić Radnym przynajmniej jeden telefon kontaktowy do urzędu, na który będą mogli na bieżąco zgłaszać problemy z obsługą systemu lub np. przekazywać pytania do prowadzącego posiedzenie. Telefon taki można również podłączyć do miksera audio, aby dźwięk z niego był słyszalny w transmisji. Jest wskazane, aby nie było to ten sam numer, na który dzwonią mieszkańcy do urzędu, ale np. dedykowany telefon komórkowy, który znajduje się na Sali obrad.

2) Aktualnie rozważamy stworzenie nowego modułu w systemie eSesja, który będzie pozwalał, na dyskusję tekstową w czasie rzeczywistym (tzw. czat). W ten sposób Radni mogliby zadawać pytania, Przewodniczący mógłby je wówczas odczytywać przez mikrofon, tak aby usłyszeli je użytkownicy oglądający transmisję przez internet. Czekamy na Państwa opinie na temat tej propozycji.

3) W system eSesja wbudowany jest system transmisji audio – a zatem komputer transmitujący obraz, może jednocześnie transmitować sam dźwięk – w ten sposób, Radni, którzy maja w domu słabsze łącze internetowe, mogliby włączyć wyłącznie dźwięk zamiast obrazu video. Transmisja audio wykorzystuje zaledwie 32kbps, natomiast transmisja video około 1.5mbps.

4) Należy upewnić się, czy powyższa forma działania jest zgodna z prawem, Państwa zapisami w statucie, specustawami uchwalonymi przez sejm – niestety my nie jesteśmy w stanie zweryfikować tej kwestii, dlatego należy śledzić wchodzące w życie zmiany prawa i najlepiej skonsultować je z działem prawnym urzędu.

5) Wszelkie uwagi i sugestie w powyższych kwestiach są mile widziane, dlatego zapraszamy do kontaktu, telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem naszego forum dyskusyjnego.

Gdyby cokolwiek z powyższych kwestii budziło Państwa wątpliwości, lub gdybyście mieli dodatkowe pytania – pozostajemy do Państwa dyspozycji pod numerem telefonu (61) 666 19 77 oraz mailem pomoc@esesja.pl.